ABCSPÓŁEK.PL

środa

11

Marzec 2015

0

COMMENTS

5 prostych błędów w zwołaniu zgromadzenia wspólników, które mogą doprowadzić do nieważności jego uchwał

Autor: , Kategoria: Blog Google+

162H_abc

Zgromadzenie wspólników jako organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działa przede wszystkim poprzez podejmowanie uchwał, które następnie są realizowane przez zarząd. Kodeks spółek handlowych wprowadza mechanizmy służące ochronie praw wspólników i interesów spółki, gdy podjęte uchwały są sprzeczne z ustawą bądź samą umową spółki. Taką ochroną jest możliwość wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności bądź bezskuteczność podjętej przez zgromadzenie wspólników uchwały. Spróbuję przedstawić w niniejszej publikacji najczęściej popełniane błędy związane z samą procedurą zwoływania zgromadzenia wspólników, które mogą spowodować, że podjęta uchwała zostanie uznana za nieważną.

  1. Błędna treść zaproszenia.

Co do zasady zwołania zgromadzenia wspólników dokonuje zarząd, wysyłając wszystkim wspólnikom w odpowiednim terminie zaproszenia określonej treści. W pismach tych należy bezwzględnie oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia (tj. dokładny adres, pod którym ma się odbyć zgromadzenie) oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zaś, gdy na zgromadzenie wspólników ma podjąć uchwałę w przedmiocie zmiany umowy spółki należy również wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (art. 238 § 2 k.s.h.).

  1. Opisanie porządku obrad zbyt ogólnie.

Przepisy prawa nie precyzują, co należy rozumieć pod pojęciem „szczegółowy porządek obrad”. Uznać jednak należy, że poszczególne jego punkty powinny być na tyle doprecyzowane, aby wspólnik był w stanie dowiedzieć się, jakie kwestie będą omawiane oraz poddane pod głosowanie. Wspólnicy muszą mieć bowiem możliwość podjęcia decyzji, co do wzięcia udziału w zgromadzeniu oraz prawidłowego przygotowania się do niego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 maja 2009 r., sygn. akt I CSK 406/08, wskazał, że porządek obrad zgromadzenia należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania tego zgromadzenia. Sąd Najwyższy we wskazanym orzeczeniu podkreślił także, że dopuszczalne jest jego zwięzłe sformułowanie i nie wymaga wskazywania brzmienia planowanych uchwał. Nie można jednak czynić tego zbyt ogólnikowo bądź niedokładnie, gdyż może zostać postawiony zarzut, wprowadzenia wspólników w błąd. Warto również podkreślić, iż co do zasady, warunkiem powzięcia uchwały w danej sprawie jest jej zamieszczenie w porządku obrad (art. 239 k.s.h.). Głosowanie nad uchwałą nieobjętą porządkiem obrad możliwe jest bowiem w przypadku reprezentowania 100% kapitału zakładowego na zgromadzeniu przy jednoczesnym braku sprzeciwu zgłoszonego przez któregokolwiek ze wspólników.

  1. Nieprzesłanie zaproszenia wszystkim uprawnionym do głosu.

Zaproszenia należy doręczyć wszystkim wspólnikom. Ponadto, informację o zwoływanym zgromadzeniu należy przekazać również zastawnikowi, użytkownikowi udziału, o ile umowa spółki przyznaje im prawo głosu, a spółka została poinformowana o fakcie ustanowieniu zastawu bądź użytkowania.

  1. Nieprawidłowa forma i adres doręczenia.

Jeżeli umowa spółki nie przewiduje innych sposobów wysyłania zawiadomień o planowanym zgromadzeniu wspólników, zgodnie z kodeksem spółek handlowych powinny one być wysłane listami poleconym bądź przesyłką kurierską. W przypadku wyrażenia uprzedniej zgody przez wspólnika, może być on zawiadomiony również pocztą elektroniczną, na wskazany przez niego adres e-mailowy. Gdy zaproszenia są wysyłane pocztą (kurierem), zarząd musi dochować należytej staranności przy ustalaniu adresów wspólników. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 23 listopada 2012 r., sygn. akt VI ACa 655/12, stwierdził, że „za prawidłowe należy uznać przede wszystkim adresy wskazane spółce wprost przez wspólnika, a więc adresy wynikające z księgi udziałów i listy wspólników. Jeżeli wspólnik nie podał spółce innego adresu, należy potraktować ten adres jako aktualny. Dopiero gdyby spółka, a dokładniej jej zarząd, na podstawie innych dokumentów powzięła wątpliwość, co do prawidłowego adresu wspólnika, powinna dokonać stosownych ustaleń.” Przy czym podkreślić należy, że ciężar dowodu wykazania nieprawidłowości w dokonanym zawiadomieniu o zgromadzeniu spoczywa na wspólniku, który taki zarzut podnosi.

  1. Spóźnienie się z terminem wysłania zaproszenia.

Jeżeli chodzi o termin w którym zawiadomienia winny być wysłane, to kodeks spółek handlowych wskazuje, że w przypadku Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników powinno to nastąpić przynajmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem przed datą zwołanego zgromadzenia. Podkreślenia wymaga fakt, że kodeks mówi o terminie wysłania zawiadomienia, a nie jego faktycznego doręczenia. Dodatkowo wskazać należy, że zgodnie z orzecznictwem sądowym termin ten jest zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników. Zatem w praktyce oznacza to, że w przypadku wyznaczenia zgromadzenia wspólników na dzień 20 marca 2015 r., zaproszenia powinny zostać wysłane najpóźniej 5 marca 2015 r.

Przekładając wszystkie powyższe formalne wymagania prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników na możliwość skutecznego zaskarżenia podjętej uchwały z uwagi na ich niespełnienie, wskazać należy, że w orzecznictwie dominuje stanowisko, zgodnie z którym wszelkie nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników, podobnie jak i inne uchybienia w podejmowaniu uchwały, mające charakter wyłącznie formalny, mogą stanowić skuteczną podstawę żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpłynęły na jej treść (tak m.in.: SN w wyroku z dnia z 26 marca 2009 r., I CSK 253/08, oraz w wyroku z dnia 12 października 2012 r., IV CSK 186/12). Oznacza to, że w każdym przypadku Sąd będzie brał pod uwagę, czy w przypadku gdyby zgromadzenie wspólników zostało skutecznie i prawidłowo zwołane to treść i wynik głosowania nad uchwałą pozostawałyby niezmienne.

Jednak mimo tego dość liberalnego stanowiska Sądu Najwyższego, wydaje się zasadne, by nie narazić Spółki na bądź co bądź długotrwałe procesy o unieważnienie uchwał, stosowanie się przez zarząd do obowiązujących zarówno w kodeksie spółek handlowych, jak i w umowie spółki reguł zwoływania zgromadzenia, gdyż jak wynika z powyższego, już na tym etapie można doprowadzić do popełnienia szeregu błędów, mogących skutkować stwierdzeniem nieważności podjętych na tym zgromadzeniu uchwał.

Autor. r. pr. Katarzyna Pietrzak

Tagi